オフィス清掃を専門業者に依頼するなら、まずは問い合わせする事になります。
それで現場を訪問して、業者の担当者が様々な確認を行う訳です。
そして担当者から見積もりも提示されますから、特に問題がなければ契約する流れになります。
専門業者への問い合わせと訪問日の打ち合わせ
問い合わせをしてから正式契約するまでの流れは、数段階あります。
★まず1段階目は、オフィスの清掃を行ってくれる業者に対する連絡です。
大抵の清掃業者には、公式サイトがあります。
サイトのどこかに問い合わせフォームがありますので、必要項目を入力して業者にデータを送信するのが一般的です。
ただし多くの清掃業者は、問い合わせ用の電話番号も完備しています。
そこに直接電話をかけて、問い合わせする事も可能です。
ちなみにデータを送信した後にも、清掃業者から電話が来る事が多いです。
★電話をする目的ですが、2段階目の現地訪問に関する日時を確定したいからです。
この後は、清掃業者が現場に訪問して、様々な状況を確認する事になります。
確認した内容に応じて料金も算出されますから、業者とスケジュールのすり合わせを行い、訪問日時を決定するのが一般的です。
現地訪問による状況確認と担当者への質問
★2段階目は、1段階目で打ち合わせした日程での現地訪問です。
清掃業者の担当者が現場に来て、具体的な状況を確認する訳です。
オフィスの間取りなども確認しますし、具体的な広さも確認した上で、料金なども算出していく事になります。
またこの2段階目では、業者の担当者から様々な質問が行われる事も多いです。
というのも業者が正確な料金を算出する為にも、色々な情報が必要だからです。
現場を目視で確認するだけでは、なかなか分からない情報もあります。
ですから清掃業者としては、口頭で色々な情報を確認する訳です。
〇プランは1つではない
また清掃業者は、複数のプランを準備している事もあります。
依頼主に対して最適なプランを提示する為に、担当者からニーズのヒアリングが行われる事も多いです。
ニーズに合致するプランを提案する事になるからです。
また現地訪問のタイミングでは、担当者に様々な質問をする事もできます。
清掃内容の詳細について不明な点があれば、業者に直接質問して確認できます。
ちなみに現地確認の所要時間は、40分目安です。
状況によっては、もう少し短い時間で完了する事もあります。
清掃業者からの見積り提示と正式契約
清掃業者の担当者が色々な情報を確認したら、改めて料金計算などが行われます。
★そして第3段階の見積り提示になります。
サービス内容の詳細は、具体的な料金などが明示される訳です。
見積りが提示される時には、担当者は改めて契約に関する詳しい内容も説明してくれます。
その際に、書類で内容を提示してくれる清掃業者も多いです。
見積りが提示された段階でも、専門業者に随時質問する事はできます。
見積りの内容に関して、何か不明点が浮上してきた時には、遠慮なく問い合わせしてみると良いでしょう。
それで清掃業者が提示してきた内容で問題なければ、改めて契約する事になります。
しかし、掲示内容に何か問題点がある時には、お断りにする事もできます。
どちらにするかは、本人が決定する訳です。
〇契約が成立したら
清掃業者から契約書をなども発行されます。
問い合わせをしてから業者に依頼するまでの流れは、以上の3段階になります。
その後の流れは、実際に業者に清掃作業を行ってもらい、請求書も発行されます。
そして清掃業者に対して、所定の料金を支払う事になる訳です。
〇まとめ
すなわち清掃業者に問い合わせしてから、最終的に契約を結ぶまでの流れは、全部で3段階に渡ります。
大ざっぱには、業者が現場の状況を確認し、見積りに問題がなければ契約するのが一般的です。
不明点は随時質問できますから、問い合わせしてみると良いでしょう。