放置はトラブルの元にも？オフィス清掃業者を変える際の流れを知ろう！

「利用中の清掃業者に不満がある」「清掃コストを見直したい」などの理由で、オフィスの清掃業者を変更するケースもあるでしょう。切り替えの流れを把握しポイントをおさえておくことで、スムーズに清掃業者の切り替えを行えます。この記事では見直しを検討すべき清掃業者の特徴、清掃業者を変更する際の流れと優良業者の見極め方を解説します。

見直しを検討するべきオフィス清掃業者とは？

利用している清掃業者を変更すべきかどうか、判断する基準は複数あります。まず挙げられるのは、「清掃のクオリティが料金に見合っているかどうか」です。料金に対して清掃が充分でないと感じるのであれば、見直しを検討しましょう。

次に「対応に対する不満」です。清掃のクオリティに対して不満を伝えても改善が見られない、トラブル発生時の対応が遅いなど、不満を持ったまま利用を継続することは避けたほうがよいでしょう。

せっかく清掃を依頼しているのに、充分な清掃がされない、対応に不満があるのであれば、すぐに業者の切り替えを検討してください。窓口に要望を伝えたのに、内容が現場の清掃スタッフに伝わっていない、社内での情報共有が不充分と感じる時など、社内体制に不安を感じた時も見直しを検討するタイミングです。

オフィス清掃業者を変える際の流れを知ろう！

清掃業者を切り替える際に最初に行うことは契約書の確認です。原則として契約期間内の解約はできないため、いつまでが契約期間となっているか確認しましょう。清掃業者と契約を締結する時も、解約することを考慮して契約期間は1年以内にする、毎月の自動更新にするなど工夫してください。

契約期間を長期で設定している業者には注意が必要です。切り替えたいと思っても、契約期間中の解約には多額の違約金がかかり、切り替えられないケースもあります。次に、解約のためにはいつまでに手続きをしなければならないのか確認してください。解約手続き期間を過ぎると、自動更新されてしまうため注意が必要です。

次に、現在抱えている不満を明確にします。契約書の内容を確認したところ、清掃されていないのはそもそも契約時に依頼していない箇所だったというケースもあるのです。

清掃業者との認識の齟齬による不満なのか、それとも清掃内容に不備があるのか、課題を明確にしてください。次の業者も探しやすく、新しい業者へのリクエストも具体的に伝えられます。契約内容を確認したら、記載されている解約手続き期間に解約を申請してください。並行して別の清掃業者も探しておくとよいでしょう。解約時期の2か月前には申し込みを済ませると、スムーズに切り替えを進められます。

自社に最適なオフィス清掃業者の見極め方

優良業者を見極めるポイントは4つあります。まず、見積書がわかりやすいかどうかです。また、一般的に清掃業者の見積の際は現地を確認してから作成します。現地を確認せずに見積りを提示する業者には注意してください。

次に見るべきポイントは、スタッフの教育に力を入れているかどうかです。スタッフ教育を強みとしてアピールしている会社、ホームページにスタッフ紹介を掲載している会社は、清掃スタッフのクオリティに期待できるでしょう。また、社内に清掃に関する資格を持つ人が在籍しているかどうかで、スキルや実績を確認できます。

最後のポイントは、清掃業者が損害賠償責任保険に加入しているかどうかです。清掃スタッフが清掃作業中に誤って会社の備品を壊してしまった時、従業員にけがをさせてしまった場合も想定できます。保険に加入している業者であれば、保険を使って対応してもらえるでしょう。

清掃業者の切り替えを行う際は、契約書で依頼している清掃内容や料金、契約期間、解約手続き期間を確認してください。切り替えタイミングを把握したうえで、新しい業者の選定を行ってスムーズな切り替えを目指しましょう。ポイントをおさえて業者を選ぶことで、よりよい業者へ切り替えができるはずです。