オフィス清掃を外注する際のポイントとスケジュール管理について解説！

オフィスの清掃は、快適な職場環境を維持するために欠かせない作業ですが、外注手続きやスケジュール管理には一定の手間がかかります。本記事では、オフィス清掃を外注する際の適切な期間やスケジュール管理、ポイントを解説します。オフィスの清掃に興味がある方は、参考にしてみてください。

オフィス清掃を依頼するのに必要な期間

オフィス清掃を外注する際には、適切な期間の確保が重要です。まずは、依頼内容を整理するために時間を十分に確保しましょう。オフィス内の清掃箇所や清掃の頻度、特別な要望などを検討し、明確な依頼内容をまとめることが重要です。この段階での検討が不十分だと、後々のトラブルや不満の原因となりかねません。

また、会社選定にも時間をかける必要があります。清掃会社は数多く存在し、そのなかから自社のニーズに最も適した会社を見つけるためには、慎重な比較検討が欠かせません。会社の信頼性や実績、価格設定、サービス内容などを十分に吟味し、ベストな選択をすることが大切です。

さらに、依頼から実施までの期間も考慮する必要があります。清掃作業を行うためには、依頼先との調整やスケジュールの確保が不可欠です。

オフィス清掃依頼のスケジュール

オフィス清掃を外注する際のスケジュールは、段階的に進行していきます。以下がその具体的な流れです。

依頼内容を整理する

まず最初に、オフィス内の清掃範囲や清掃の頻度など、依頼内容を明確に整理します。どの部分をどのようなペースで清掃するのかを決定し、依頼内容を具体化させます。

外注する会社を選ぶ

次に、複数の清掃会社を比較検討し、適切な会社を選定します。会社の信頼性や実績、価格設定、サービス内容などを検討し、自社のニーズに最もマッチする会社を選びます。

お問い合わせする

選んだ会社に対して、清掃内容やスケジュールの調整などを含めたお問い合わせを行います。清掃の依頼内容や希望するスケジュールを明確に伝え、相互に合意を図ります。

お問い合わせする

依頼内容に基づき、選定した会社が現地調査をおこないます。清掃箇所を確認し、実際の状況を把握して正確な見積もりを出すための作業をおこないます。

見積もり

現地調査後、清掃会社から見積もりが提出されます。見積もり内容を確認し、依頼内容との整合性や費用面などを検討します。

契約・清掃

見積もりに問題がなければ、契約手続きをおこない、清掃作業を実施します。契約内容や清掃スケジュールなどを確認し、作業が円滑に進むようにします。

アフターサポート

清掃作業が完了した後も、清掃後のサポートが提供される場合があります。必要に応じてアフターサポートを受け、清掃作業の完了後も安心して利用できるようにします。

オフィス清掃のスケジュールを組むときのポイント

オフィス清掃のスケジュールを組む際には、いくつかの重要なポイントに留意する必要があります。

現地調査は十分に時間を取る

清掃作業を依頼する際には、清掃箇所の実態を正確に把握するための現地調査が欠かせません。現地調査は、清掃業者が作業内容や必要な手順を適切に把握し、見積もりを正確におこなうために不可欠です。したがって、現地調査には十分な時間を確保し、急いで終わらせることなく、細部まで丁寧な調査が重要です。

清掃時間は人の出入りが少ないタイミングを狙う

オフィス清掃をおこなう際には、人の出入りが少ないタイミングを選ぶことが重要です。とくに共用エリアやエントランスなど、人の行き来が激しい場所を清掃する際には、通常の業務時間外や休日など、人が少ない時間帯を選ぶことが望ましいです。清掃作業の効率が向上し、オフィス利用者との調整もスムーズにおこなえます。

会社選定は時間をかけすぎない

清掃業者を選定する際には、慎重な比較検討が必要ですが、あまりにも時間をかけすぎることも避けるべきです。自社のニーズや要件に合致する業者を見極めるためには、十分な検討が必要ですが、あまりにも多くの時間を費やしすぎると、スケジュールの遅れや他の業務への影響が出る可能性があります。したがって、適切なバランスを保ちつつ、効率的に会社選定を進めることが重要です。

まとめ

オフィス清掃の外注においては、時間の適切な確保とスケジュール管理が不可欠です。要件整理や会社選定には充分な時間をかけ、清掃作業のスケジュールは人の出入りが少ない時を選ぶことが効果的です。計画的な行動が重要であり、進行中の課題や変更にも柔軟に対応することが重要です。清潔なオフィス環境を維持するためには、たえず改善を続ける姿勢が求められます。