事前確認がポイント！オフィス清掃業者とのトラブルの予防策とは？

オフィスの清掃を専門業者に依頼する際は、よくあるトラブルや予防策を事前に知っておくことで、トラブルを回避できるでしょう。トラブルの予防策を知りたい企業担当者もいるでしょう。そこでこの記事では、オフィス清掃業者との間で起こりがちなトラブルと予防策、信頼できるオフィス清掃業者を探すコツを紹介するため、参考にしてください。

オフィス清掃業者の間で起きがちなトラブルとは？

オフィス清掃業者との間でよくあるトラブルは、コミュニケーションに関するものです。清掃スタッフが挨拶をしない、不愛想など対応を不快に感じるケースがあります。

また、金銭トラブルも起こりがちです。清掃業者のほとんどが時間単価で料金を設定しているため、作業時間が長くなると料金も高くなります。時間単価が他社よりも安かったから依頼したのに、最終的に想定よりも高い金額を請求されてしまった、というケースが散見されるのです。

トラブルが起きる前に予防策を知っておこう！

コミュニケーションや関するトラブルについては、清掃業者を決める際に「何が強みの会社か」を調べておくことで回避できます。スタッフの教育に力を入れている会社、コミュニケーションを疎かにしない点を強調している会社、ホームページでスタッフ紹介を行っている会社などは信頼できる可能性が高いでしょう。

清掃スタッフによって対応力が異なるというトラブルは、事前にどのようなスタッフが派遣されるのか確認しておくことで回避できます。イレギュラー時は、他のスタッフにも対応してもらえるかどうかも確認しておくとよいでしょう。

最後に金銭面でのトラブルの回避策ですが、こちらは最終的な支払い総額の見積りをとっておくことで回避できます。清掃業者を検討する際は、各社が提示している時間単価だけを比べて決めないようにしてください。依頼したい清掃の内容を具体的に伝え、正確な見積りをとっておくことで想定外の料金を請求される事態を防げます。

信頼できるオフィス清掃業者を探すためには？

オフィスの清掃業者を選ぶ際は、まず複数の業者から見積りをとりましょう。見積書で比較する点は金額だけではありません。たとえば、見積書のわかりやすさです。「清掃一式○○円」とだけ記載している業者よりも、エントランスモップがけ○○円、水回り（トイレ・給湯室）○○円、応接掃除機がけ○○円」と詳細を記載している業者の方が信頼できます。

また、一般的な清掃業者は、現地を下見したうえで見積書を作成しているようです。現地調査を行わず大まかな見積書を提示する業者は、後々追加費用を請求される可能性があるので避けたほうがよいでしょう。また、清掃業者のホームページで、清掃研修やマナー研修などスタッフ教育に注力しているか確認してください。清掃に訪れるスタッフのクオリティは、会社の教育体制である程度判断できます。また「ビルクリーニング技能士」「建築物環境衛生管理技術者」「清掃作業監督者」など、有資格者が在籍しているかも確認しておきましょう。その会社が清掃の実務経験や知識をどの程度持っているか確認できます。

最後に、清掃を依頼する会社が損害賠償責任保険に加入しているかも確認しておきましょう。掃除作業中、万が一会社のものを壊してしまったり、社員にケガを負わせてしまったりした場合にも、保険に入っていれば業者から適切な対応を期待できます。上記の点を確認することで、信頼できる可能性の高い清掃業者を選べます。

オフィスの清掃を専門業者に頼むのであれば、なるべく清掃スキルやコミュニケーションスキルの高いスタッフに依頼したいものです。清掃業者との不要なトラブルを避け、気持ちよく清掃を完了してもらえるよう、事前に業者の下調べをしっかり行って、信頼できる清掃業者を選んでください。